Wat doen we met jouw gegevens?  

Als je de website bezoekt doen we niets. We verzamelen geen cookies (behalve om spam via het aanmeldformulier te voorkomen en de cookiemelding bij te houden) en we gebruiken geen trackers en dergelijke. Daarmee voldoen we zowel aan de ‘cookiewet’ als aan de AVG. Deze privacyverklaring is niet van toepassing op links naar andere websites of socialemediaplatforms waarop de vereniging Elk Merk Waardig actief is. Gegevens op die websites en platforms worden verwerkt door de desbetreffende platforms.

Verwerking van persoonlijke gegevens speelt pas wanneer je deze zelf opgeeft, zoals bij het aanmelden als nieuw lid of bij het aanmelden voor een evenement.

Elk Merk Waardig gebruikt gegevens voor de volgende zaken: ledenadministratie, bijhouden contributie, bijdragen aan het clubblad, verspreiding clubblad en informeren over evenementen. Gegevens worden niet gedeeld met partijen buiten het bestuur. Binnen het bestuur hebben de secretaris en penningmeester als enigen toegang. Optioneel kunnen er meer gegevens bekendgemaakt worden aan de club (bijvoorbeeld bij aanmelding voor evenementen), maar dit pas na het geven van extra toestemming. Ook voor deze extra gegevens geldt dat deze niet buiten het bestuur worden gedeeld. De enige uitzondering hierop is de redactie van het digitale clubblad Staalgevoel – welke formeel gezien geen onderdeel van het bestuur is.

Vul je het formulier in om lid te worden, dan schrijven we je met die gegevens voorlopig als lid in onze ledenadministratie. Daarbij vink je aan dat je dit stukje proza gelezen hebt en ermee akkoord bent.

Na het ontvangen van de betaling door de penningmeester  is de inschrijving definitief. Geef je aan dat je je lidmaatschap wil beëindigen, dan verwijderen we je gegevens uit de ledenadministratie. Zo ingewikkeld is dat allemaal niet.

De ledenadministratie heeft minimaal je naam en e-mailadres nodig en dat wordt dan ook bijgehouden. Voor het geval er problemen zijn met de email noteren we ook een telefoonnummer, maar dit dient zuiver als een back-up bij langdurig geen reactie of bij foutmeldingen van de email.

De penningmeester ziet daarnaast de betalingen die binnenkomen en registreert deze . Voor de optionele automatische incasso’s beheert de penningmeester ook het toestemmingformulier inclusief bankrekeningnummer. Kortom, we slaan alleen op wat we echt nodig hebben en bewaren je gegevens niet langer in ons bestand dan zolang als je lid bent, wat hopelijk heel lang is.

De secretaris kan je e-mailadres gebruiken om uitnodigingen voor evenementen en dergelijke te verzenden, uitnodigingen voor andere clubactiviteiten, zaken rond sociale media en het digitale clubblad Staalgevoel.  Oftewel, het is uitsluitend de secretaris die je op de hoogte houdt van nieuws van de vereniging.

Bij evenementen kan het zijn dat inschrijvingen met eventuele betaling nodig zijn. Hiervoor worden uitsluitend je naam en status van je betaling geregistreerd. Na afloop van het evenement worden deze gegevens weer gewist. Ongeacht wie de organisator van een evenement is zullen deze gegevens alleen binnen het bestuur bekend zijn. Een organisator van buiten het bestuur krijgt alleen te horen met hoeveel personen te rekenen is. Wederom is hierbij de uitzondering de redactie van het digitale clubblad Staalgevoel. Om in het blad verslagen van evenementen te kunnen opnemen kan de redactie toegang krijgen om na een evenement leden aan te schrijven per e-mail.

Bij een bezoek van een EMW-evenement is het mogelijk dat er foto-, film- en audio-opnamen worden gemaakt door deelnemers voor persoonlijk gebruik. Daarnaast kunnen vanuit het bestuur en/of de organisatoren van het evenement zelf ook opnamen worden gemaakt voor sociale media en het digitale clubblad Staalgevoel. De vereniging is terughoudend in het duidelijk zichtbaar of hoorbaar maken van personen in de opnamen zonder extra toestemming. Dat een persoon op de achtergrond zichtbaar of hoorbaar is kan echter niet vermeden worden. Deelname aan een evenement betekent daarom ook  dat de deelnemer akkoord gaat met de mogelijkheid om  waarneembaar te zijn op foto-, video- en audio-opnamen.

Op de sociale media van Elk Merk Waardig en in het digitale clubblad Staalgevoel kunnen leden soms een rol spelen, bijvoorbeeld door het beschikbaar stellen van materiaal of door mee te werken aan een reportage. Bij aanmelding c.q. benadering hiervoor wordt het desbetreffende lid om toestemming gevraagd.

Een speciaal evenement is de jaarlijkse algemene ledenvergadering (ALV). Van dit evenement worden notulen gemaakt en wordt een presentielijst bijgehouden, zoals vereist door de statuten en conform de gangbare opzet voor verenigingen. Een deelnemer heeft de keuze om de presentielijst niet te tekenen, echter verbonden daaraan is dat deelnemer niet mag stemmen in de ALV.

Mocht er een moment komen dat je je verkiesbaar stelt als bestuurslid, dan komt er iets meer op je af. Wat dat inhoudt en doet voor je gegevens kan één van de huidige bestuursleden uitleggen op verzoek.